やっておきたい ファイルやデータも大整理!

2012/12/7掲載

パソコンに関しては、データなど中身の整理もすることで、作業効率アップにつながります。インターネットを利用する機会が増えるほど、パソコン内にはデータがどんどん貯まり、雑然としていきますよね。さらにスマホも利用するようになると、保存したいデータがあちこちに増えていきます。そこで今年はいつもと少し変えて、こんな整理にもトライしてみるのはいかがでしょう?

  1. 1年間貯まったファイルの整理

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1.1年間貯まったファイルの整理

この1年で皆さんのパソコンには、どのくらいファイルが増えましたか?自分が作ったエクセルやワードなどのファイル、撮影して取り込んだ写真(画像)や動画、そして人からメールなどで受信したファイルなどなど。その都度整理しているつもりでも、1年経って改めて見てみると、ファイルやそれらを整理するフォルダーも、きっとかなりの数に増えていることでしょう。年末最初の整理はこれら、パソコンに貯まり続けたファイルとフォルダーです。

外部媒体にファイルを移動

画像:イメージ図

パソコンに貯まったファイルを整理する王道は、外部媒体にファイルを移動し、パソコンのハードディスクドライブ(HDD)から消去することです。

バックアップ先は様々です。DVDやブルーレイドライブがパソコンについていれば、それでも良いでしょう。外付けHDDや、USBメモリーをお持ちならそれらでも良いでしょう。

ノートパソコンだとDVDなどのドライブが付いていない場合も多いですよね。そんな時に役立つのがUSBメモリーです。現在32GBや64GBといった大容量のUSBメモリーも、数千円〜手に入ります。

バックアップを保存する媒体はそれぞれに特徴があります。たとえば、外付けHDDは大容量で動画データもたくさん保存できますが、持ち歩くのは少々抵抗があるでしょう。一方USBメモリーは持ち運びはもちろん簡単で、しかも他のパソコンでも簡単にその中身を見ることもできますが、小さいので紛失しやすいという危険があります。

そのファイルはバックアップした後、どこか別のパソコンで使用する可能性があるのかないのか、そんなことも考えてファイルによって異なる媒体にバックアップを取るのも一つの方法です。外部記憶装置や媒体もずいぶん安価になっているので用途に応じて複数用意しても良いかもしれません。

クラウドに保存しているファイルも整理する

最近では、DropboxやSkyDriveといったクラウドサービスを活用している方も増えているでしょう。ファイルを簡単に共有できたり、スマホとも連動して利用することもできるので、大変便利なクラウドサービスです。

とはいえ無料で使用できる容量には限りがある上、たいていの場合クラウド上のファイルは自分のパソコン(のHDD)にもコピーされているという、いわば二重管理の状態になっています。また、ちょっと作り始めたファイルもクラウドには気軽におけるので、つい放置しがちです。そういったファイルもこの機会に整理してはいかがでしょうか?

クラウドは、複数の人や複数のパソコンからファイルにアクセス・編集するときに真価を発揮するものです。反対に完成したファイル、もうアクセスすることもなくなったファイルは、やはりバックアップ媒体に移動するのが良いでしょう。自分だけでなく、そのファイルにアクセスできるすべてのパソコン(人)のHDDの掃除にもなります。もちろん、他人と共有しているファイルは整理する前に一声掛けるのを忘れずに!

画像:イメージ図 http://www.dropbox.com/ http://windowslive.jp.msn.com/skydrive.htm https://drive.google.com/start

一方、まだクラウドを利用したことのない方は、この機会に準備して来年からはクラウドを利用開始するのも良いかもしれません。

クラウドは、スマートフォン(スマホ)と連動して利用できるのも大きなメリットの一つです。たとえば、スマホで撮影した写真をクラウドにアップしてパソコンですぐに確認することができます。これは一度使ったことがある方はお分かりかと思いますが、大変に便利です。

各クラウドサービスからスマホでより便利に利用するためのアプリも出ているので、それらもインストールして使ってみましょう。

画像:イメージ図
エクスプローラー、ドキュメントと一体化して使用できるDropbox

クラウドサービスを利用するには、各サービスのホームページにアクセスし利用者登録をした上で、たいていソフトウェアをインストールする必要があります。このソフトウェアをインストールすることで、普段ファイル管理に使用しているエクスプローラーから、クラウドサービス及びファイルにアクセスすることができます。新たにソフトウェアの使用方法を覚える必要がなく、これまでのファイル管理と全く同じ感覚で使用できます。

もしファイルを共有する相手が存在する場合、その相手がどのサービスを利用しているか、利用するつもりかをあらかじめ打ち合わせてから利用すると良いでしょう。

※クラウドサービスは、セキュリティ上のリスクやそのサービスが障害などによりストップするリスクがないとはいえません。ご自身の判断と責任においてご利用下さい。

スタートメニューやタスクバーも整理、チューニング

ファイルのバックアップが完了しHDDから消去されると、デスクトップについ並べていたファイルのショートカットアイコンも同時に整理できて、ずいぶんとすっきりしたのではないでしょうか?

続いてスタートメニューなどの整理、調整を行ってみましょう。これもやはりこういう機会でないと、なかなか行わないことでしょう。プログラムの起動やファイルのアクセスをスムーズに行えるようにして、来年からいっそう効率アップを図りましょう。

画像:イメージ図 画像:イメージ図
スタートメニューの上部に移動し、起動しやすくなります。

よく使用するのに「すべてのプログラム」から開かなければいけないようなプログラムは、「スタートメニュー」か「タスクバー」に追加しましょう。反対に登録済でも使用しないものは削除しましょう。

「スタートメニュー」に追加されたプログラムアイコンは、Windowsボタンを押したときに上位に並びます。「タスクバー」に追加すれば、プログラムアイコンが常にタスクバーに表示されます。いずれもプログラムの起動をスピードアップしてくれるものです。

操作は簡単です。求めるプログラムのショートカットを右クリックすると「タスクバーに表示する」「スタートメニューに表示する」と表示されるので、どちらかを選んでクリックするだけです。
反対にこれらからアイコンを削除する場合も同じ操作を行います。今度は「〜表示しない」になっているのでクリックします。

画像:イメージ図
同じ操作でタスクバーに追加することもできます。
画像:イメージ図
こういう機会にタスクバーも調整してみてはいかがでしょうか。

また、細かい点ですがアイコンの大きさ、タスクバーを固定する/隠す、またタスクバーの位置など、この機会に振り返ったり試したりして色々調整してみるのも良いでしょう。「スタート」ボタンを右クリックし「プロパティ」を選択すると、タスクバーを調整することができます。


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