覚えて便利なエクセルテクニック その1「入力」をマスターしよう!

2012/11/22掲載

エクセルを素早く自由に使いこなす上で身に付けたいことの一つが、「入力」に関する数々の知識とテクニックです。エクセルは数字や文字、日付に通貨など、同じセルに様々な書式を入力することができます。ところが、案外自分の思い通りにならないこともありますよね。また大量のデータや貼り付けデータを扱ったり、一度入力したデータを保護したり。今回はそんなエクセルの入力に関する解説です。
※なお、今回ご紹介するのは、エクセル2010での操作です。他のバージョンのエクセルでは、操作が異なる場合があります。あらかじめご了承ください。

  1. 数字入力のテクニックをマスター

  2. より速く、より大量のデータ入力をスピーディにこなす >>

  3. 入力の制限や入力済データを保護する方法もマスター >>

1.数字入力のテクニックをマスター

エクセルで入力を思いのままにこなすには、「書式設定」をきちんと使えるようになる必要があります。具体例を挙げながら、このセルの書式設定を使った入力方法をマスターしていきましょう。

入力した数字が勝手に日付に変換されていても慌てない

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エクセルで数字を入力したつもりが勝手に日付に変換されてしまった、という経験はありませんか?エクセルでは「-」(ハイフン)や「/」スラッシュが含まれている数字は、日付に変換してしまうという機能があります。

そして一度そうなってしまうと、入力した数字(日付)を上書き編集しても、必ず日付に変換されてしまいます。これは、このセルの「書式設定」が「日付」の形式に固定されたからです。

このように、エクセルのセルは1つ1つ「書式」が設定されています。文字列を入力すれば文字列に、普通に数値を入力すれば数値として自動的に扱ってくれるため、基本的な使い方をしている範囲ではあまり気にすることはありませんが、上のようなケースでは「日付」と固定されてしまった書式設定を「数値」や「標準」に戻さないと、数字を入力すると常に日付に変換されます。

セルの書式設定は、セルを右クリックし、ドロップダウンメニューから「セルの書式設定」を開くのが簡単でしょう。

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[表示形式]タブを開くと、このセルの書式が「日付」になっていることが分かります。これを「標準」に戻して[OK]をクリックしてみましょう。すると、入力した「1222」のまま表示されるセルになります。

この「セルの書式設定」を覚えておけば、予想外の形式に変換されてしまっても元に戻すことができます。一方、入力する前に書式を設定することで、どう変換されるかを気にすることなく入力することもできます。

ゼロで始まる数字をその通りに入力(表示)する

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0(ゼロ)から始まる数字を入力することはできますか?エクセルでは「0123」と入力しても「123」と表示されます。こんなときは、最初に「‘」(アポストロフィ。Shift+7をタイプする)を入れてから「0123」と入力するとその通りに表示されます。

冒頭にアポストロフィをつけることで、ゼロに限らずどんな文字、数字の列も、とにかく入力した通りに表示させることができます。

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もう一つ、最初に「0」を付けて入力するシーンとしては、このように入力された数値を、全て3桁に揃えて表示したい、という場合が考えられます。ここでもセルの書式設定を使います。

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全ての数字が3桁で揃いました。

まず桁数を揃えたい範囲を全て選択して、セルの書式設定を開きます。今回は「ユーザ定義」をクリックしてください。

この「ユーザ定義」は、私たち利用者が好きなように書式を設定するためのメニューです。ここで「種類」の欄に「000」と入力して、[OK]をクリックします。すると全て3桁に揃います。もし「0000」と入力すれば4桁(0001など)で揃います。

マイナスを赤く表示したり▲を付けたり自由に設定

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マイナスの数字は、最初に「−」(マイナス)記号を付けて入力します。ただ、セルでの表示上マイナス数字を赤で表示したりマイナス記号に▲を使ったり、その時の必要性や好みに応じて調整したいものです。これもここまで使用している「セルの書式設定」を使って調整できます。

ご覧のとおり「数値」を選択すると、マイナスの表示形式を選ぶことができます。いろいろ試してみてください。

セルの書式設定もやり直すには「Ctrl+Z」が有効です。設定してみて気に入らない、元に戻したい、と言う時にはこのキーを押せばすぐに元どおりです。

漢数字を入力する

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漢数字に変換されました。

あまり利用するシーンは多くありませんが、数字を漢数字に変換することもできます。これは少し面倒な操作が必要です。

数字を入力後、やはりセルの書式設定を開きます。ここで「ユーザ定義」を選択し「種類」の欄に「[DBNum2]G/標準」と入力して[OK]をクリックします。するとご覧のように漢数字に変換されます。

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