試して覚えるワード入門 第1回 「用紙設定と入力の基礎」

2012/9/4掲載

ワードの基礎を全4回で紹介します。ワードは、決して「契約書」などだけでなく、プライベートでも招待状やイベントの案内などを作成するのにも使える便利なソフトウェアです。是非覚えてくださいね。第1回は、まず最初にマスターすべき設定と、文章入力の基本を紹介します。
※このシリーズで使用するのは「ワード2010」です。これより以前の「2007」や「2003」といったバージョンでは、同じ機能でもメニューの選択方法が違ったり、機能そのものがない場合もあります。あらかじめご了承ください。

  1. 文書の用紙(ページ)を設定する

  2. 基本的な文字入力をマスターする >>

1.文書の用紙(ページ)を設定する

ワードを起動して文書を作るには、まず用紙の設定をきちんと整える必要があります。用紙の設定とは、用紙の余白や段落の書き出し位置を決めることです。また、用紙の最上部と最下部にヘッダーやフッターと呼ばれるものを設定することもできます。ヘッダーには、文書のタイトルや日付を記入することが多いでしょう。フッターには、ページ番号やコピーライト表記を記載したりします。

用紙の余白を設定する

画像:イメージ図

ワードを起動すると、左のように線で指定された上下左右の範囲に文書が記入されます。(ここでは分かり易いように既に文書が入力済の状態で紹介しています。)

この余白を調整するのが、用紙設定の第一歩です。

画像:イメージ図

ページレイアウト]リボンを開き、[余白]をクリックします。ここから「狭い」「広い」などをクリックすると簡単に調整できます。

画像:イメージ図

はじめと比べて、余白が狭くなったのがわかります。

画像:イメージ図
ルーラーを使って自由な幅に余白を調整することができます。

あらかじめ用意されている余白の幅の種類以外にも、自分で任意の幅に余白を設定できます。それには「ルーラー」を使用します。

ルーラーとは定規という意味です。ワードを起動すると、表示されたページ(原稿用紙に当たります)の上と左に定規のようなものがあります。

上にある水平ルーラーで左右の余白を、左側の垂直ルーラーでは用紙の上下の余白を設定します。どちらもカーソルを移動して「⇔」のような形になったら左右、上下にドラッグして余白を変更します。

画像:イメージ図

もしルーラーが表示されていないときは、画面右上のアイコンをクリックすれば表示できます。

また、余白の設定は文書を作り出した後でも変更することができます。

インデントで文章をそろえる

画像:イメージ図

日本語では段落の書き出しを1文字下げることがあります。「インデント」機能を使って、左端の文字位置を調整すると、文章がより整って見えます。

左の例のように、ルーラーの上部にある下向きの「▼」(インデントマーカー)をマウスで右に移動します。これで移動した分だけ、左端の開始位置が右に下がります。これがインデントの設定です。

この書き出し位置は一度設定すれば、それ以降は文章を入力しながら「Enter」キーを押して改行する都度、それが新しい段落の始まりとみなされ、書き出しが下がります。

画像:イメージ図

既に入力済の文書にこのインデントを有効にするには、文書を選択済にして上の操作を行います。すると選択した文書すべてにインデントが働きます。

画像:イメージ図

インデントマーカー部をよく見ると「▼」に加えて「▲」もあります。

これは、それぞれ機能が違います。下の「▲」を操作すると、文書の段落の1文字目以外の左端の位置を調整します。

画像:イメージ図
書き出し位置をきれいに揃えたいです。

これは文書中に表組のような別の体裁の部分を挿入したときに、その見かけを整える際に有効です。

たとえば、左のような部分をきれいに配置して文書に挿入したい場合に使います。

画像:イメージ図

まず、左のように基本となる部分を入力します。

日付と時間、時間と内容などの空白(四角い部分)は「Tab」キーを使用しましょう。

画像:イメージ図

続いて、全体の書き出しを本文より下げてみましょう。

上のように記入した部分を選択し、「▼」を使ってインデントを操作すると、全体的に書き出しを右に下げることができます。

ただこの状態では一、番右側の「少し進む」などの書き出し(左)が揃っていません。

画像:イメージ図

そこで、続いて「▲」をドラッグして右に移動します。程よい空白ができて左が揃ったところで放しましょう。すると最初のようにきれいに整います。

なお、このインデントマーカーにある「▲」とその下の「□」の部分は別のものです。小さいので上手に「▲」を選択してください。

ヘッダーとフッターを付ける

各用紙に固定の見出しや、ページ番号などをつけることができます。数十ページにも及ぶ文書の場合、各ページに自分でいちいちタイトル(ヘッダー)を付けたり、ページ下部にページ番号(フッター)を通して振る必要はありません。

画像:イメージ図

まずどのページでもよいので、本文の書かれているより上または下の余白部分をダブルクリックします。

これでヘッダー/フッターツールが起動し、ページにタイトルや番号などを付けることができます。

画像:イメージ図

まずヘッダーを付けてみましょう。

左上の[ヘッダー]をクリックすれば雛型が表示されるので、好きなものを選択してみましょう。ここでは、タイトルと日付の双方が表示されるものを選択しました。

画像:イメージ図
こうやって設定したヘッダーは、文書の全てのページに適用されます。

[文書のタイトルを入力]という部分は、マウスでクリックすると編集できるのでここにタイトルを入れます。

日付もクリックするとカレンダーが現れるので、本日だけでなく任意の日付に設定することができます。

画像:イメージ図

フッターも同じ方法で設定できます。もちろん雛型から選択せずに、このように任意のテキストを入力することもできます。

ヘッダーとフッターの編集が終了したら、上下の余白以外の個所をダブルクリックしてヘッダー/フッターツールを終了させます。このようにヘッダーやフッターを文書に付ける場合、最初に紹介した余白設定であまり余白を狭くすると見づらくなることもあります。その点も加味して余白設定をするようにしましょう。

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