これでスッキリ!徹底的にファイル管理

2012/7/3掲載

Windowsのファイル、フォルダー管理について解説します。ファイルやフォルダー管理の基本から気の利いた使い方まで紹介します。自分の作ったファイルもダウンロードしたファイルも上手な管理方法を身に付けてパソコンでの作業効率をアップしましょう。

  1. 基本的なファイル管理を理解する

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1.基本的なファイル管理を理解する

Windowsにおけるフォルダーとファイル保存の基本を理解する

画像:イメージ図

まずWindowsの基本的なフォルダー構成はこのようになっています。(ここではWindows 7を例に解説していきます)

アプリケーションによってあらかじめ指定されているフォルダーの通りに保存すれば、ワードやエクセルなどのファイルは「ドキュメント」フォルダーに、「ピクチャ」というフォルダーには画像ファイルが保存される、と言った具合です。もちろん、指定された以外のフォルダにも自由に保存することができます。

このフォルダーはあくまでWindows(マイクロソフト社)が分かり易いようにとあらかじめ設けてくれているだけのものです。

画像:イメージ図 画像:イメージ図

さて、あらゆるファイルを全て「ドキュメント」にただ保存したり、画像ファイルだから全て「ピクチャ」内に保存したり…それではファイルの数が増えるとどれがどれなのか分かりづらくなります。

そこであらかじめ用意されたこれらのフォルダーの中に、さらに自分でフォルダーを作って管理することになります。フォルダーの中にはさらに(細かい)フォルダーを設けることができるのです。

「ドキュメント」内に案件やプロジェクトごとにフォルダーを設けたり、「ピクチャ」内で旅行やイベントごとにフォルダーを作って画像を保存、管理するというのはファイル管理の一番基本的な行い方でしょう。まずここを完全に理解しマスターしましょう。

フォルダーを作るのは簡単です。

「ドキュメント」を選択した状態で「新しいフォルダー」をクリックします。するとその名も「新しいフォルダー」という新規フォルダーが作られます。フォルダー名はここで自由に付けましょう。自分が分かり易い言葉で付ければ大丈夫です。(ここでは「釣り関係」という名前を付けました)

フォルダーを作ってもそこにきちんとファイルを保存できなければ意味がありません。自分で新規に作ったファイルをそのフォルダーに保存するときは「名前を付けて保存」をクリックしますが、ファイル名を付けて[保存]ボタンを押す前に保存先のフォルダーを選択します。

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「ドキュメント」フォルダーの中の「釣り関係」フォルダーを選択します。

ほとんどの場合、まず「ドキュメント」フォルダーが選択されているでしょう。その中に先ほど作った「釣り関係」フォルダーが存在しているのでダブルクリックし、フォルダー内に移動します。その上で保存すればファイルは「釣り関係」フォルダーに保存されます。

画像:イメージ図

メールの添付で受信したファイルも同様です。そのファイルを開き「名前を付けて保存」するときに、やはりフォルダーを選択します。

メールの添付ファイルを開かずにただ保存したときや、インターネットからダウンロードしたフリーウェアなどのファイルを保存したときは、前述のとおり「ダウンロード」フォルダーに保存されます。保存したらどこに保存されたか分からない!と慌てずにまず「ダウンロード」を見てみましょう。

ここから保存したいフォルダーにファイルを移動しましょう。ファイルもコピー&ペーストの操作が使えるのでファイルを選択して「Ctrl+c」を押し、続いて保存先のフォルダーを開いてそこで「Ctrl+v」とすればファイルを移動できます。「ダウンロード」にファイルを残す必要がないときは「Ctrl+x」(切り取り)でも構いません。

ファイル名やフォルダー名の付け方

ここで改めてファイル名やフォルダー名の付け方について振り返ってみましょう。自由に付けられる分、迷ったり気を利かせたつもりが案外後になって分かりづらかったりすることもあります。

どのファイル名が一番分かり易いかは一目瞭然です。

見てすぐわかる名称を付ける

普段私たちが作成するような文書やプレゼンテーション資料では、とにかく見てすぐわかるファイル名を付けることが一番大事なことです。

ファイル名は一部特殊な記号を除いてほぼどんな文字でも大丈夫です。無理にアルファベットにしたり、あまり機械的な連番や記号を使用せず、普通の言葉をファイル名に使用するのが良いでしょう。

左の例を見てもどのファイル名が一番分かり易いかは一目瞭然です。その時自分なりのルールで使用したつもりでも、後から分からなくなってしまうこともあります。無理せず普通のファイル名が一番です。

とは言え半角英数字だけのファイル名の方が良い場合、むしろこうしないと都合が悪いこともあります。それはホームページ、インターネットにアップロードするファイルの時です。

画像ファイルをブログに貼り付ける、SNSにアップロードする、そういうときは日本語のファイル名では上手く行かないことも多いはずです。トラブルを避けるためにこのときだけは「半角英数字」のみのファイル名を付けるのが無難です。

画像:イメージ図 画像:イメージ図
連番をファイル名の最初につけると管理しやすいです。

連番を上手く使ったファイル名も良い

同じファイルを更新する都度古いものも残していくとき、ファイル名に連番を使用することがありますが、この時連番をファイル名の最初に付けるというのも一つの方法です。

特にファイル名が長いときはファイル名の最後に連番をつけても分かりづらいことがあります。左の例ようにファイル名が表示し切れないときなどです。

そんな時は左下の例のように連番をファイル名の最初に付ける、という方法も有効です。これならすぐに分かりますね。

特に仕事のシーンで、あるプロジェクトの中で複数の人がいくつものファイルを作り、しかもそれらのファイルを共有しながら進めていくときは、最初にそのプロジェクトでのファイル名のルールを皆で決めると良いでしょう。連番の付け方や作成者の名前をファイル名に入れる、などが考えられます。

ファイル名に使用しない方が良い言葉

とある内容のファイルで順次更新が加わっていく上、更新の都度古いファイルも残していきたい。これは仕事上よくあることでしょう。そういう時のファイル名で絶対に使用しない方がよい言葉が「最新」と「最終」です。

「○○企画書最終版」と名称を付けたにも関わらず結局その後修正が加わって「…最終版1」「…最終版2」など、ファイル名がだんだん意味不明になっていくのはよくあることです。

やはり前述のように更新の都度「○○企画書01」「○○企画書02」など数字をふったり、「企画書6月10日」「企画書6月11日」など日付を付けて管理していくのが良いでしょう。必然的に連番が一番大きいファイルや日付が、一番新しいファイルが最終版になるので問題ありません。

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