エクセル上手への道 Part 4「データを集計」してみよう

2012/5/8掲載

表から集計を簡単に行なう機能が、「ピボットテーブル」と「テーブル」です。マウスだけであっという間に作ることができます。ビジネスシーンはもちろん、プライベートな情報整理でも使えます。エクセルを覚えるからには、この2つも是非覚えたいものです。※今回紹介するのは、エクセル2010での操作です。他のバージョンのエクセルでは操作が少し異なる場合があります。あらかじめご了承ください。

  1. 「ピボットテーブル」で集計する

  2. 「テーブル」を使って集計する >>

1.「ピボットテーブル」で集計する

まず「ピボットテーブル」から紹介しましょう。ピボットテーブルとは、データの集計や分析をマウスのドラッグ操作で簡単に行うことができる機能です。本シリーズPart2で紹介したように「関数」を使っても集計はできますが、複雑な数式を入力しなければいけません。ところがピボットテーブルなら、マウスひとつで簡単にできてしまいます。

売上日報から月別商品別売上集計表を作る

画像:イメージ図

「ピボットテーブル」を理解するには、実際にご自身で試すことをお勧めします。少し面倒かも知れませんが、こういう表をまず作ってみてください。もちろん、数値までこの通りでなくても構いません。この表を元に、ピボットテーブルを作ります。

さて、この表から作る集計を、先にイメージしてみましょう。簡単なのは、「月別商品別売上げ」や「月別取引先別売上げ」の集計でしょう。

それでは、これらの集計表を作ってみましょう。

画像:イメージ図

まず、表のどこかをクリックして選択します。そして[挿入]リボンから[ピボットテーブル]をクリックします。

画像:イメージ図

範囲は、表の範囲が既に選択されています。このまま[OK]をクリックします。

画像:イメージ図

これで新しいワークシートにピボットテーブルが作られます。

ですが、この段階では、まだ何も集計表はありません。
ウィンドウ右の「フィールドリスト」で項目を選択して、集計表を作っていきます。

では、「月別商品別売上集計」から作ります。
ウィンドウの右に表示される「フィールドリスト」から必要な項目をマウスでドラッグして選択します。

画像:イメージ図

まず「売上日」を「列ラベル」にドラッグしましょう。
すると、ワークシートに売上日がずらっと横並びに表示されました。

画像:イメージ図

今回作りたいのは「月別」の集計表なので、日付を月別に表示します。日付を一つ選択したら[ピボットテーブルツール]の[オプション]から、[グループの選択]をクリックします。

画像:イメージ図

開始日と最終日が元の表の開始日と最終日と一致していることを確認したら、「月」を選択して[OK]をクリックします。

画像:イメージ図

売上日が月単位にまとまりました。

画像:イメージ図

続いて、再びフィールドリストに戻り、「商品名」を「行ラベル」に、「売上高」を「Σ値」にそれぞれドラッグしてみてください。

画像:イメージ図

求めていた月別商品別売上集計表が出来上がりました。やってみると、とても簡単なことが分かりますね。

更に別の集計表を作る

画像:イメージ図

今度は、月別取引先別の集計に変えてみましょう。
操作は簡単で、まず「行ラベル」の「商品名」を削除し、「取引先名」に変更します。削除するには、ラベル名をクリックしてドロップダウンメニューから「フィールドの削除」をクリックします。

画像:イメージ図

続いて、「取引先名」を新たに「行ラベル」にドラッグします。どうでしょう?すかさず月別取引先別の集計ができましたね。

画像:イメージ図

次は、この集計表を少し変更してみましょう。
現在、合計は売上金額が表示されています。これを、月別に各取引先から何件受注があったかという、受注件数を表示する集計表にしてみましょう。

売上額が表示されているどこかのセルをクリックし、[ピボットテーブルツール]の[オプション]から[フィールドの設定]をクリックします。

画像:イメージ図

「データの個数」を選択して[OK]をクリックします。

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これで、月別取引先別に受注件数を表す集計表が完成しました。
いかがでしたか?実際に作ってみるとあっけないほど簡単と感じませんか?

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他にも、例えば売上日を商品名に変えれば、商品別取引先別の集計になります。もちろん、売上高でも受注件数でも表示できます。受注件数表示なら左のようになります。これも是非やってみてください。

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なお、ピボットテーブル内のテキストや数字は、編集できません。もし、この集計表を元に編集を加えたい時は、表をコピーし[形式を選択して貼付け]→[値]を選択して、新しい表を作りましょう。

コピーされた表はもうピボットテーブルではない「ただの」表なので、自由に編集を加えることができます。


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