エクセル上手への道 Part 1「セル」と「罫線」をマスターしよう

2012/4/10掲載

マイクロソフト社の表計算ソフト「エクセル」を、4回に分けて基礎からじっくり解説します。Part1は、表作りの基礎となる入力や書式、罫線などについて紹介します。きっと「意外と簡単だ」と思えるはずです。是非トライしてください。※なお、今回ご紹介するのは、エクセル2010での操作です。他のバージョンのエクセルでは、操作が少し異なる場合があります。あらかじめご了承ください。

  1. データ入力と基本的なセルの操作

  2. 表に罫線を付ける >>

  3. シートの操作 >>

1.データ入力と基本的なセルの操作

まず、エクセルを利用する上で最初に知っておきたい、基礎的な操作を紹介しましょう。計算をしたりグラフを作成する前に、元のデータとなる表をきちんと入力し、作成できるようになる必要があります。エクセルを自由自在に使えるようになるための、基本操作です。

画像:イメージ図

それでは早速、エクセルを起動しましょう。

起動したら最初に「ファイル」リボンをクリックして、「名前を付けて保存」を行いましょう。ファイル名は「練習」などで良いでしょう。

このファイルを、これからの練習に使っていくことにします。

入力の基本

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エクセルは、「セル」の集合で成り立っています。文字でも数字でも、入力は、基本的にこのセルの中に記入します。カーソルで指定したセル(「アクティブセル」と言います)に対して、入力や編集作業ができます。

では、始めましょう。「A1」のセルを選択し、入力します。「銘柄」と入力してみました。

入力は、普通にテキストを入力する時と全く同じです。ひらがなを入力して変換したり、半角の英数字を入力したりすることができます。

エクセルでは、シート上部のアルファベットと左側の数字が交差したところの「座標」で、セルの場所を特定します。上のイメージのアクティブセルは、「A1」となります。左上に表示されているので分かりますね。これは、計算やグラフ作成を行う際にセルを指定する時、頻繁に目にするので、最初に覚えておきましょう。

画像:イメージ図

さて、エクセルを使うという時には大抵、表を作成する事が多いのではないでしょうか。そして、表を作るには、上下や左右にセルを移動しながら、次々に入力していきますよね。その時、入力の都度、次のセルをいちいちマウスで選択するのは面倒ではありませんか?

この「セルの移動」は、キーボードで簡単に行うことができます。

「Enter」を押すと下に、「Tab」を押すと右に、それぞれ移動できます。これを覚えておけば上から下、左から右にキーボード操作だけでどんどん入力できるようになります。

表のサイズ(入力する行数と列数)があらかじめ分かっている時には、さらに効率よく入力する方法があります。
それは、先に表のサイズ分だけセルを選択してから入力する方法です。

シート上でマウスをドラッグして表にしたい部分を選択します。この状態のまま入力をしていきます。そして、「Enter」キーを押せば上から下へ移動し、選択部の一番下のセルまで来ると、隣の列の上に移ってまた上から下へと、アクティブセルがどんどん移動します。

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「Enter」キーのみでこのように移動できます。

左の図では「A1」→「A5」→「B1」→「B5」…と移動します。「Tab」を押せば左から右へ、その後また左に戻って1行下に移動します。「A1」→「C1」→「A2」→「C2」…という具合です。こんな具合にマウスを使わずどんどん入力できます。

入力の途中で、どこか別の個所をクリックすると、この選択は解かれますが、再度選択すれば引き続き同じように入力できます。

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エクセルでは複数のセルを選択してまとめてコピー、ペーストが行えます。

文字列を選択して「Ctrl」と「c」を押して「コピー」、別の個所で「Ctrl」と「v」を押して「ペースト」、いわゆる「コピー&ペースト」の技をご存知の方は多いでしょう。エクセルでもこの技が使えます。

エクセルの場合は、アクティブなセルをコピーし、別のセルに移動してペーストします。さらに、エクセルでは、複数のセルを一気にコピーすることもできます。

左のように、複数のセルを選択して「Ctrl」+「c」、別のセルに移動して「Ctrl」+「v」、これで選んだセルを全て別の個所にコピーすることができます。

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3以降が連番で自動入力されました。

表を作る時に連番を付けたい場合があります。これが100もあると、全て入力するのは面倒です。こんな時に使えるのが、「連続入力」です。

まず1と2だけ入力し、この2つのセルを選択します。続いてセルの右下を選択し、カーソルが「+」の状態になったら、そのまま下までドラッグしてマウスを離してみましょう。すると、選択したセルまで、数字が連続して自動入力されます。

最初の2つの数字で、次にどのように連続するのか、エクセルが自動計算し入力してくれるのです。したがって、最低2つはデータを自分で入力する必要があります。

そして、セルの右下の角をきちんとクリックするのがコツです。

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この連続入力は左から右でも行えます。

そして、「1月」「2月」と、数字に文字列を加えて入力した場合でも、自動的に1月から12月までを連続入力してくれます。

セルの操作

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続いて、セルの操作をしてみましょう。入力が長くなり、セルをはみ出してしまうことがありますよね。エクセルのセルの幅や高さは、自由に変更できます。

一番簡単なのは、そのセルの最上部の境目(AとBの間)を選択し、ドラッグして調整する方法です。幅を広げることも狭めることもできます。

ちなみに、セルの境目を「ダブルクリック」すると、自動的にセル幅を調整してくれます。

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さて、セルに入力した後「Enter」キーを押すと次のセルに移動することが分かりました。

では、セルの中で「改行」をして表示したい場合は、どうすればよいでしょうか?

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こんな時は、入力後にセルを右クリックして、ドロップダウンメニューから「セルの書式設定」を選びましょう。

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[配置]タブを開き、「折り返して全体を表示する」にチェックを入れて[OK]をクリックします。

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すると、セル内で改行され、文字列がセルの幅に収まります。

行や列の挿入と削除

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続いては、表の操作に移ります。表に対しては、後から行や列を挿入(追加)することができます。

行や列は、シートの上か左の淵の部分、つまり「A」や「B」、あるいは「1」や「2」をクリックすると、その行または列すべてが一気に選択できます。この状態で挿入します。

これは「B」列を選択してその左に新しい「B」列を挿入する例です。

画像:イメージ図

「B」列を選択して右クリックし、ドロップダウンメニューから「挿入」を選択します。

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Bに新しい列が挿入されました。

新たなB列が生まれ、これまでのB,C列は右に一つずつずれました。
行を選択して同じ操作をすれば横向きに行を挿入することもできます。

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